Buchführung und Aufbewahrung – § 21 BewachV
Der Unternehmer eines Bewachungsunternehmens muss bestimmte Aufzeichnungen machen und Unterlagen und Belege übersichtlich sammeln. Sie müssen in deutscher Sprache verfasst sein, und müssen jeweils sofort aufgezeichnet werden. Darüber hinaus müssen diese mindestens bis zum Ende des nach der Entstehung, 3. Kalenderjahres, in den Geschäftsräumen aufbewahrt werden. Diese Aufzeichnungen, Unterlagen und Belege sind hier kurz und übersichtlich aufgeführt. Eine ausführliche Übersicht findet ihr darunter im Gesetzestext.
1. Bewachungsvertrag – Name+Anschrift d. Auftraggebers, Inhalt und Art der Dienstleistung, Tag des Vertragsabschlusses.
2. Daten der Mitarbeiter – Name, Anschrift, Geburtsdatum, Tag der Einstellung
3. Aufzeichnung über die Verpflichtung der Wachperson, dass ein Namensschild oder eine Kennnummer getragen werden muss.
4. Aufzeichnung über die Überlassung und Rückgabe von Waffen und Munition.
5. der Versicherungsvertrag ist aufzubewahren
6. die Verpflichtungserklärung des Wachpersonals ist aufzubewahren
7. Nachweise der Zuverlässigkeit von Mitarbeitern, sowie deren Nachweis über eine Unterrichtung oder Sachkundeprüfung.
8. die Anmeldung der Mitarbeiter bei der zuständigen Behörde (Ordnungsamt)
9. Dienstanweisung und deren Empfangsbescheinigung
10. Vordruck eines Dienstausweises und das Verzeichnis der vorhandenen Dienstausweise
11. Anmeldung und Genehmigung der Mitarbeiter für das Tragen von Waffen im Dienst (vom Ordnungsamt)
12. Bestätiung der Anzeige eines Waffengebrauchs im Dienst.
(1) Der Gewerbetreibende hat nach Maßgabe des Satzes 2 und der Absätze 2 bis 4 die Pflicht, Aufzeichnungen zu machen sowie die dort genannten Belege an der Hauptniederlassung seines Gewerbebetriebs übersichtlich zu sammeln. Die Aufzeichnungen sind unverzüglich und in deutscher Sprache anzufertigen.
(2) Der Gewerbetreibende hat für jeden Bewachungsvertrag Namen und Anschrift des Auftraggebers, Inhalt und Art des Auftrages sowie Tag des Vertragsabschlusses aufzuzeichnen. Darüber hinaus hat er Aufzeichnungen anzufertigen über:
1. die in § 16 Absatz 2 Satz 2 und Absatz 3 genannten Angaben über die Wachpersonen sowie den Tag der Einstellung und den Tag der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses von Wachpersonen,
2. die Belehrung der Wachpersonen über die Pflicht zur Mitführung und zum Vorzeigen des Ausweises gemäß § 18 Absatz 2,
3. die Belehrung der Wachpersonen über die Pflicht, ein Namensschild oder eine Kennnummer zu tragen gemäß § 18 Absatz 3,
4. die Überlassung von Schusswaffen und Munition nach § 28 Absatz 3 Satz 2 des Waffengesetzes und über die Rückgabe nach § 20 Absatz 1 Satz 2.
(3) Der Gewerbetreibende hat folgende Belege zu sammeln:
1. den Versicherungsvertrag nach § 14 Absatz 1,
2. Nachweise über die Zuverlässigkeit und Befähigung von Personen nach § 16 Absatz 1 Satz 1,
3. die Dienstanweisung nach § 17 Absatz 1 Satz 1 und die Empfangsbescheinigung nach § 17 Absatz 2,
4. die Verpflichtungserklärung nach § 17 Absatz 3,
5. den Vordruck eines Ausweises nach § 18 Absatz 1 Satz 1 und 2,
6. die Benennung nach § 28 Absatz 3 Satz 1 des Waffengesetzes und die behördliche Zustimmung nach § 28 Absatz 3 Satz 2 des Waffengesetzes,
7. eine Anzeige über einen Waffengebrauch nach § 20 Absatz 2.
(4) Die Aufzeichnungen und Belege sind bis zum Schluss des dritten auf den Zeitpunkt ihrer Entstehung folgenden Kalenderjahres in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist endet hiervon abweichend
1. in den Fällen des Absatzes 2 Satz 1 und des Absatzes 3 Nummer 1 und aller sich hierauf beziehenden Schriftstücke drei Jahre nach dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Verträge endeten,
2. in den Fällen des Absatzes 2 Satz 2 Nummer 1 und des Absatzes 3 Nummer 2 bis 5 drei Jahre nach dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endete.
(5) Die Verpflichtung, Aufzeichnungen über Bewachungsverträge zu machen, besteht nicht, soweit Landfahrzeuge bewacht werden.
(6) Eine nach anderen Vorschriften bestehende Pflicht zur Buchführung und zur Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen, Unterlagen und Belegen bleibt unberührt.